
En la rama del comercio exterior se encuentra el área de auditoria preventiva, dicho departamento se encarga de la revisión sistemática, es decir, el detectar cualquier tipo de irregularidad, anterior, de que la autoridad ejerza sus facultades de comprobación a una empresa en relación con sus obligaciones fiscales y aduaneras.
Es por ello que se debe de contar con los expedientes en físico y/o electrónico de manera completa y ordenada, ya que es donde se encuentra toda la información de nuestras operaciones diarias y/o históricas de importación y exportación de nuestra empresa; esto, porque recordemos que es nuestra herramienta de trabajo para poder demostrar nuestra papelería a la autoridad correspondiente, en caso de una auditoria y/o requerimiento.
Debido a uno de los principales inconvenientes que encontramos en la formación de nuestro expediente de comercio, es la papelería que nos compete para su formación, por lo general, está distribuida entre distintos departamentos como lo es el de ventas, compras, contabilidad, comercio exterior, entre otros y eso hace que no logremos completarlo o que se nos lleguen a extraviar o traspapelar dichos documentos.
Llegados a este punto ¿Cómo se conforma el expediente comercio exterior correcto?, para comenzar vamos a dar el ejemplo de un expediente en importación, los documentos que este tipo de operación conlleva, son los siguientes:
- Pedimento Simplificado
- Pedimento Detallado (completo)
- DODA
- Factura Comercial
- Carta 3.1.8. (si la requiere)
- Acuse de COVE
- COVE
- Documento de Transporte
- Acuse de E-Document
- E-Document
- Certificado de Origen (si lo requiere)
- Incrementables
- RRNA (Regulaciones y Restricciones No Arancelarias)
- Manifestación de Valor
- Hoja de Calculo
En el caso de las operaciones de exportación, son los siguientes:
- Pedimento Simplificado
- Pedimento Detallado
- DODA
- Factura Comercial
- Acuse de COVE
- COVE
- Acuse de E-Document
- E-Document
- Certificado de Origen (si lo requiere)
- RRNA (Regulaciones y Restricciones No Arancelarias)
Es por esta razón y de suma importancia, que todos los departamentos que estén encargados de las operaciones de importación y/o exportación, estén en un canal de comunicación constante para poder tener un control interno de la documentación para un manejo correcto de los mismos.
Concluyendo, el tema de los expedientes en comercio exterior es una gran herramienta que no ayuda en el día a día a verificar si existen todos los documentos necesarios para importar o exportar y principalmente a comprobar que la información capturada sea correcta, sobre todo a mejorar la comunicación entre diferentes áreas de la empresa y así evitar las multas de comercio exterior ante la autoridad.